Traumainstitut Salzburg
Hilprechtsham 8
5232 Kirchberg

Ziel

Das Traumainstitut Salzburg versteht Beschwerden, Anregungen und kritische Rückmeldungen als wertvolle Möglichkeit zur Qualitätsentwicklung. Ziel des Beschwerdemanagements ist es, die Zufriedenheit der Teilnehmerinnen, Referentinnen und Kooperationspartner*innen sicherzustellen,

• berechtigte Anliegen rasch, transparent und wertschätzend zu bearbeiten,
• aus Beschwerden Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten,
• die Qualität der Bildungsangebote kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Eine oƯene Feedback- und Fehlerkultur ist Bestandteil des Qualitätsverständnisses des Traumainstituts Salzburg.

Geltungsbereich

Dieses Beschwerdemanagement gilt für sämtliche Angebote des Traumainstituts Salzburg, insbesondere:

• Seminare
• Lehrgänge
• Fortbildungen
• Online-Veranstaltungen
• organisatorische Abläufe
• Kommunikation
• Serviceleistungen

Beschwerden können eingebracht werden von:

• Teilnehmerinnen
• Referentinnen
• Kooperationspartnerinnen
• Interessentinnen
• sonstigen beteiligten Personen

Grundsätze

Alle Beschwerden werden

• ernst genommen,
• vertraulich behandelt,
• diskriminierungsfrei bearbeitet,
• zeitnah beantwortet,
• nachvollziehbar dokumentiert.

Niemandem entstehen Nachteile durch das Einbringen einer Beschwerde.

Möglichkeiten zur Einbringung einer Beschwerde

Beschwerden können jederzeit eingebracht werden

• per E-Mail
• telefonisch
• persönlich
• schriftlich
• über den Evaluationsbogen nach einer Veranstaltung

Kontakt:
Traumainstitut Salzburg
E-Mail: info@traumainstitut.eu
Website: www.traumainstitut.eu

Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Schritt 1 – Eingang

Die Beschwerde wird entgegengenommen und dokumentiert.
Erfasst werden:

• Datum
• Name (freiwillig)
• Kontaktmöglichkeit
• Inhalt der Beschwerde
• betroffene Veranstaltung
• gewünschte Lösung

Schritt 2 – EingangsbestätigungI

Innerhalb von fünf Werktagen erhält die beschwerdeführende Person eine Rückmeldung über den Eingang der Beschwerde.

Schritt 3 – Prüfung

Die Institutsleitung prüft

• Sachverhalt
• Ursachen
• beteiligte Personen
• mögliche Lösungsmöglichkeiten.

Bei Bedarf werden Referentinnen oder Kooperationspartnerinnen einbezogen.

Schritt 4 – Entscheidung

Je nach Sachlage werden geeignete Maßnahmen festgelegt, beispielsweise

• persönliches Gespräch
• Klärung von Missverständnissen
• organisatorische Anpassungen
• Verbesserung von Unterlagen
• Änderung interner Abläufe
• Kulanzlösungen im Einzelfall

Schritt 5 – Rückmeldung

Die beschwerdeführende Person erhält innerhalb von spätestens 14 Werktagen eine begründete Rückmeldung.
Sollte eine längere Bearbeitungszeit erforderlich sein, wird darüber informiert.

Schritt 6 – Dokumentation

Jede Beschwerde wird dokumentiert.
Erfasst werden

• Art der Beschwerde
• Ursache
• getroffene Maßnahmen
• Ergebnis
• Verbesserungsmaßnahmen

Die Dokumentation dient ausschließlich der Qualitätsentwicklung.

Auswertung

Mindestens einmal jährlich erfolgt eine Auswertung aller Beschwerden.
Dabei werden insbesondere betrachtet:

• Häufigkeit
• Themenbereiche
• wiederkehrende Ursachen
• Wirksamkeit der Maßnahmen
• notwendige Verbesserungen

Die Ergebnisse fließen unmittelbar in die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements ein.

Kontinuierliche Verbesserung

Beschwerden werden nicht ausschließlich als Kritik verstanden, sondern als Chance zur Verbesserung.
Mögliche Verbesserungsmaßnahmen betreƯen beispielsweise

• organisatorische Abläufe
• Kommunikation
• Veranstaltungsplanung
• Teilnehmerinformation
• Unterrichtsmaterialien
• Servicequalität
• digitale Prozesse

Die Umsetzung wird dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit überprüft.

Verantwortlichkeit

Für das Beschwerdemanagement ist die Institutsleitung verantwortlich.

Verantwortliche:
Sonja Schachtner
Leitung Traumainstitut Salzburg
Sie entscheidet über

• Bearbeitung
• Maßnahmen
• Dokumentation
• Qualitätsverbesserungen

Datenschutz

Alle Beschwerden werden entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der Beschwerde verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Inkrafttreten

Dieses Beschwerdemanagement ist Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems des Traumainstituts Salzburg und wird regelmäßig auf Aktualität und Wirksamkeit überprüft.
Stand: Mai 2025